雅加達國際娛樂平臺:看索迪斯资深IT经理如何借助理光实现企业一体化办公

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  【IT168案例】随着科学技术的不断发展,企业在日常办公中对于智能化产品的需求也水涨船高。面对越来越多的业务需求,我们逐渐发现无论是在企业管理、文印、票据流转等流程上,分配到我们每个人的工作量都开始逐渐加大,对应岗位的工作人员所需的精力也越来越多。

  面对这种情况,作为一名企业的IT管理者,就需要去深度发掘企业内部的用户需求,尽可能地简化人们日常办公的流程,并为企业寻找一系列合适的办公解决方案,解决各类的需求,借助数字化办公把员工从繁琐的流程中解放出来,提升员工的工作效率。

  今天,我们就走进一家综合设施管理服务的全球领军企业:索迪斯,并采访到了该企业的中国区IT经理贺怡达。法国索迪斯集团是提高生活质量服务的全球领军企业,在全球拥有460000名员工, 业务遍及72个国家。立足于“提高生活质量”的核心愿景,索迪斯于1995年进入中国市场,是国内唯一一家集服务设计、咨询及管理于一体的供应商,形成了以工商企业、医疗养老、教育和体育赛事与休闲娱乐为主的多个专业化客户服务团队,每天为客户和110万名消费者提供世界领先的驻场服务、福利与绩效管理服务,帮助客户提升业绩、促进发展。

  据了解,该企业最近引进了理光一系列的办公复合机设备以及对应的办公文印解决方案,就让我们通过实地的探访了解一下全新的解决方案为该企业日常办公生活所带来的便利和改变。

索迪斯中国IT经理贺怡达

  便利性与安全性的平衡

  对于大型企业,内部文印系统的管理往往面临着一个“两难”的选择:提高便利性则会出现安全的隐患;程度过高的文印安全保障措施则会造成文印作业过程的不流畅,降低企业办公效率。

  贺怡达告诉记者,索迪斯在全国大约拥有13000名员工,对于这个数量级的员工,显然为每个人配发打印等级账号是不现实的,这种情况下,外地的员工在总部办公的时候如需用到公司内的复合机设备,过程则会非常繁琐,但是如果完全开放打印权限则会造成信息安全方面的隐患。

现场搭载了刷卡认证解决方案的理光复合机设备

  “安全打印本身是一个基础,因为无论是索迪斯自身,还是整个市场,都在越来越多地关注信息安全,打印也属于信息安全范畴,所以这是我们一定要考虑的问题。我们认为安全和便利是一个平衡,也就是说怎么样在保证安全打印或者说打印信息安全的情况下,同时为更多需要打印服务的用户提升便捷性,提升他们的办公效率,提高索迪斯员工的生活质量,这也是索迪斯一直以来的愿景——‘提升所有人的生活质量’。所以我们在寻找一个解决方案来尝试能不能实现这样一个合适的平衡。”很显然,找到信息安全和便利性的平衡点是这次更换理光解决方案的动机之一。

  更智能,更轻松,更有效的IT管理

  对于贺怡达这样的企业IT管理者来说,往往会更多地从IT管理岗位本身的维度去评价,思考一个解决方案的好坏。“现在所有的东西都在编,电脑是在编制的,所以打印方案当然也需要编制。”索迪斯IT管理团队为了实现整个企业IT设备的网络化、一体化,用数字化和创新的方式取代繁冗的工作流程,需要的是一套成熟、多元的文印解决方案,帮助其实现更加高效,智能的IT设备管理工作。

  在这次换装的理光解决方案中,包含的Streamline NX管理软件正好能实现这样的IT管理需求:管理员能够通过中心控制点,使文档操作顺利完成,而且面对的是同一个操作界面,还能够执行远程维护,通过实时状态更新主动调整停机时间。

  提供“一体化”的服务

  而对于索迪斯这样大型企业,不可避免地会出现一些第三方设备,Streamline NX管理软件同样能帮助索迪斯IT管理团队将这类设备纳入到IT管理的“圈子”中来,通过一个系统解决多品牌硬件的管理问题,为企业IT管理提供名副其实的“一体化”服务。由于财务、HR等部门的文件扫描量特别多,扫描量大而效率低,因此最近由理光牵线搭桥,IT部门引进了书刊拍摄仪设备,解决了这一难题,这正是这类“一体化”服务的例证。

  对于理光这样的服务模式,贺怡达给与了很高的评价:“对索迪斯来说,我们希望服务厂商够提供更多、更全面的解决方案,这样公司内部的IT服务窗口、我们的员工用户,都会更熟悉,沟通成本更低。这样对于IT管理团队来说也不需要浪费资源,管理数量很多的服务商,所以这种模式我觉得非常好,也非常符合公司倡行数字化与创新,减少多余程序关注效率的文化。实际上,我们在启动理光打印机项目之前,已经使用了理光的白板产品,不管是理光自己的产品,还是其他第三方的产品,由理光来做这样的一个角色,将多样化的方案和硬件整合统一,然后给到我们去使用,这种服务模式我觉得在很多企业应该都非常受欢迎,因为这样能减少复杂度,然后提高响应速率。”

  重视方案可拓展的“可能性”

  除了对于常规需求的满足,企业往往非常在意解决方案所带来的“可能性”,企业IT管理者很大一部分的工作就是挖掘解决方案所能带来的这种“可能性”,贺怡达对此深有体会。

布置在企业一隅的理光复合机设备

  “企业内部IT有一大块的工作就是在挖掘需求,比如说有这样一个方案,那是否存在与此相匹配的需求?这样才能进一步引起用户共鸣,然后能够让这些方案能够比较好地部署下去并使用起来。”贺怡达进一步解释道,“举个例子,我们平时能用到理光整体方案功能的20%或30%,那还有70%的功能实际上并没有使用起来,并不是说这70%的功能不好,只是说用户不知道。用户不知道,就不会主动去告知说我有这样的需求,所以作为IT管理者来说,我们自己会去主动研究方案有哪些新的功能点,去运营这剩下的部分。简单地说,我可以不用,但你不能没有。这很重要。”

  而在诸多的方案中,体现这样的可能性最为明显的,就属理光的Rimall智慧应用商城了。这套系统将很多功能应用集中在一起,当企业产生需求的时候,能够快速地调取进行使用。该系统以复合机作为搭载平台,将复合机设备从传统意义上的文印输出设备转换成为了文印管理中心,进一步为企业IT管理者提供了便利,同时有效提升了企业的办公效率。

  “回归到用户体验中去”

  在采访的最后,贺怡达表达了自己对于企业文印办公行业的看法。“随着数字化进程的不断加快,传统打印的需求实际上是在萎缩,但实际上需求却是在增长,因为办公的形式是越来越多样化的。而这些解决方案,最终还是需要回归到用户体验中去的。”

  “就像我有时候完全站在用户的角度为企业考虑,就会发现用户究竟想要什么。”在贺怡达的体会中,面向企业的解决方案也跳脱不出“人”的感受,越“舒服”的解决方案越能够赢取到市场的青睐,而这种“舒服”的概念说起来很模糊,但是放在如今信息化浪潮的环境下却又很实在。

  “我们为什么会去考虑访客自己的打印?会去考虑手机端打印等等这类需求?就是因为现在数字化高速发展,包括信息互联网的发展,导致用户实际上对获取服务的时间、地点的需求会变得特别特别广,那怎么样去满足这种广以及大的时间范围?这个可能就是我们希望这些方案在未来能够进一步提高到的,或者帮助到我们的地方。”在这样的愿景下,我们当然有理由相信,理光的解决方案会在今后的岁月里让贺怡达的工作进行得越发顺利,也帮助企业的内部业务流转更上一层楼。

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